Mieteranfragen automatisch aufnehmen und zuordnen
Ein System, das eingehende Mieteranfragen am Telefon und per E-Mail annimmt, dem richtigen Objekt und der richtigen Einheit zuordnet, Mehrfachanfragen zusammenführt und den wiederkehrenden Fall selbst beantwortet. Freigegeben wird von Ihrem Team.
- Nimmt Anfragen an, ohne dass jemand Zeit hat
- Ordnet automatisch Objekt, Einheit und Mieter zu
- Fristen und Rechtsfälle gehen immer an einen Menschen
Verwaltung unter Personalmangel: drei Punkte, die den Rückstand erzeugen
Die Stellen bleiben unbesetzt
Sieben von zehn Hausverwaltungen geben an, offene Stellen nicht besetzen zu können. Bei rund 30.800 Verwaltungen bundesweit ist das kein Einzelfall, sondern der Normalzustand — und er verschärft sich.
Dieselben zehn Fragen, jeden Tag
Heizung, Nebenkostenabrechnung, Schlüssel, Handwerkertermin, Lärm, Zustand des Treppenhauses. Der Großteil des Aufkommens ist wiederkehrend — und wird trotzdem jedes Mal von Hand bearbeitet.
Wer keine Antwort bekommt, schreibt noch einmal
Aus einem Anliegen werden drei Vorgänge: Anruf, Mail, Beschwerde. Der Rückstand wächst nicht, weil mehr passiert, sondern weil dasselbe mehrfach erfasst wird.
Vom Anruf bis zum zugeordneten Vorgang, ohne Zwischenschritt
Jede eingehende Anfrage — telefonisch wie schriftlich — wird aufgenommen, klassifiziert und dem richtigen Objekt zugeordnet. Mehrfachanfragen derselben Person werden zusammengeführt, bevor jemand sie doppelt bearbeitet. Für die wiederkehrenden Fälle entsteht ein Antwortentwurf aus Ihren eigenen Unterlagen. Alles mit Frist, Recht oder Geld geht unbearbeitet an Ihr Team.
Annahme an beiden Kanälen
Telefon und E-Mail laufen in denselben Vorgang — ohne doppelte Erfassung.
Zuordnung zu Objekt und Einheit
Der Anrufer wird über zwei Merkmale identifiziert, nicht über eine geratene Adresse.
Zusammenführung von Mehrfachanfragen
Drei Nachrichten zum selben Anliegen werden ein Vorgang statt drei.
Antwortentwurf für den Standardfall
Aus Ihren Unterlagen, nicht aus einem Sprachmodell. Freigabe bleibt bei Ihnen.
So läuft eine Mieteranfrage — vom Anruf bis zum zugeordneten Vorgang
Der Mieter muss nicht wissen, wer zuständig ist. Der Assistent nimmt auf, ordnet dem Objekt zu, führt mit früheren Nachrichten derselben Person zusammen und legt einen sauberen Vorgang an.
Anfrage geht ein
Telefonisch oder per Mail — beides landet im selben Vorgang.
Zuordnung
Objekt und Einheit über zwei Merkmale, nicht über eine geratene Adresse.
Klassifizierung
Heizung, Nebenkosten, Schlüssel, Handwerkertermin, Lärm.
Zusammenführung
Dritte Nachricht zum selben Anliegen wird ein Vorgang, nicht drei.
Entwurf oder Eskalation
Standardfall bekommt einen Antwortentwurf, alles mit Frist einen Menschen.
Guten Tag, hier ist der Assistent der Hausverwaltung — ich bin eine KI. Worum geht es?
Meine Heizung wird seit gestern nicht mehr warm.
Das nehme ich auf. Nennen Sie mir bitte die Adresse des Objekts.
Lindenstraße 8.
Danke. Und zur Sicherheit die Postleitzahl — damit ich die richtige Einheit erwische.
21335.
Passt. Ich sehe, Sie hatten dazu vorgestern schon angerufen — ich hänge das an denselben Vorgang und melde es als dringend.
Notfall heißt: Ihr Telefon klingelt sofort. Alles andere kommt als Nachricht — per SMS, E-Mail oder in das System, mit dem Sie ohnehin arbeiten.
Die Zuordnung ist die eigentliche Arbeit
Ein System, das Anfragen entgegennimmt, aber der falschen Einheit zuordnet, erzeugt mehr Arbeit als es abnimmt. Deshalb identifizieren wir über zwei Merkmale statt über eines — in der Regel Objektadresse plus ein zweites, am Telefon zuverlässig verstehbares Merkmal. Das ist derselbe Mechanismus, mit dem wir im E-Commerce Bestellungen identifizieren: Er korrigiert nebenbei das falsch Verstandene, statt einfach den nächstbesten Treffer zu nehmen.
Wie die Zuordnung technisch funktioniert →Sprechen Sie einmal selbst mit einem Assistenten.
Überzeugender als jede Leistungsbeschreibung: derselbe Assistent, den wir für Sie einrichten würden — hier auf EVMM eingestellt.
Klicken, Mikrofon erlauben, sprechen. Auf Deutsch. Fragen Sie ruhig, wie ein Projekt abläuft oder was ein Assistent im Hausverwaltung-Umfeld leisten kann.
- Er sagt im ersten Satz, dass er eine KI ist — gesetzlich vorgeschrieben
- Kein Audio-Mitschnitt; der Gesprächstext wird 30 Tage aufbewahrt
- Er nennt keine Preise, die wir nicht halten können
- Die Demo endet automatisch nach drei Minuten
Von der ersten Frage bis zum laufenden System — und was danach passiert.
Sechs Schritte, davon vier ohne nennenswerten Aufwand für Sie. Der einzige Termin, den Sie wirklich brauchen, ist der erste.
Erstgespräch
Wir klären, ob sich eine Automatisierung bei Ihnen überhaupt rechnet.
Sie: 20 Min. TelefonAufnahme
Ein geführtes Gespräch klärt die häufigsten Anliegen, Eskalationen, Sperren und Zeiten. Das Protokoll bekommen Sie als Formular zur Korrektur.
Sie: 30 Min. Gespräch + Formular prüfenAufbau
Wir bauen den Assistenten, binden Ihre Systeme an, setzen die Sperren technisch und begrenzen die Kosten nach oben.
Sie: nichtsTest und Abnahme
Zehn Testgespräche gegen echte Daten, dazu bewusst provozierte Fehlerfälle. Danach rufen Sie selbst an.
Sie: einmal anrufen und freigebenLivegang
Erst nur außerhalb der Geschäftszeiten oder nach dreimal Klingeln. Vollständig frühestens nach zwei Wochen Betrieb.
Sie: 30 Min. Einweisung fürs TeamBetrieb und Wartung
Wir hören in die Gespräche hinein, schärfen die Aufnahme nach und passen an, wenn sich bei Ihnen etwas ändert.
Sie: der Monatsbericht, 5 Min. LesezeitJede Änderung ist nachvollziehbar — nicht „wir schauen mal drauf"
Ihr Assistent liegt in einem eigenen, privaten Projektarchiv. Jede Änderung daran ist datiert, begründet und rücknehmbar. Sie bekommen keine Rechnung für Stunden, sondern einen Bericht darüber, was im Monat tatsächlich passiert ist.
Warum EVMM
Im Betrieb erprobt
Dasselbe System läuft im E-Commerce-Support mit rund 20 Anfragen am Tag — kein Konzept, sondern laufende Technik.
Ihre bestehenden Werkzeuge bleiben
Wir binden an, was da ist. Ein Systemwechsel ist die Ausnahme und wird begründet, nicht verkauft.
Fristen bleiben beim Menschen
Kündigung, Mietminderung, Anwalt: fest im Code gesperrt, nie automatisch beantwortet.
Betrieb inbegriffen
Überwachung, Nachschärfen und ein monatlicher Bericht darüber, was das System übernommen hat.
Rechnen Sie nach, bevor Sie mit uns sprechen.
Fragen, die vor jeder Zusammenarbeit kommen.
Übernimmt das System auch die Nebenkostenabrechnung?
Nein. Wir automatisieren die Kommunikation darum herum — die Frage „wann kommt sie“, „warum ist der Betrag anders“, „ich brauche sie noch einmal“. Die Abrechnung selbst bleibt in Ihrer Verwaltungssoftware und in der Verantwortung Ihres Teams.
Was passiert mit Fristen und rechtlichen Anliegen?
Die gehen unbearbeitet an einen Menschen. Kündigungen, Mietminderungen, angekündigte Anwälte und alles mit einer laufenden Frist sind fest im System gesperrt — das ist keine Einstellung, die versehentlich umgelegt werden kann.
Wie steht es um den Datenschutz bei Mieterdaten?
Mieterdaten sind personenbezogene Daten, entsprechend wird der Auftrag als Auftragsverarbeitung aufgesetzt und dokumentiert. Beim Sprach-Assistenten wird kein Audio mitgeschnitten; gespeichert wird eine strukturierte Zusammenfassung im Vorgang. Welche Daten wohin fließen, steht vor dem Start schriftlich fest.
Wie lange dauert die Einführung?
Für einen klar umrissenen Kanal — typischerweise das Telefon — wenige Wochen von der Abstimmung bis zum getesteten Livegang. Wir starten nie mit allem gleichzeitig, sondern mit dem Kanal, der Ihr Team am meisten kostet.
Antwortet das System eigenständig an Mieter?
Zu Beginn nicht. Die Entwürfe werden intern am Vorgang abgelegt, Ihr Team gibt frei. Erst wenn der Betrieb über Monate belegt, dass die Entwürfe tragen, ist ein automatischer Versand überhaupt eine Diskussion wert.
Welcher Vorgang kostet Ihre Verwaltung am meisten Zeit?
Beschreiben Sie in zwei Sätzen, was bei Ihnen täglich mehrfach hereinkommt. Sie bekommen eine belastbare Einschätzung, ob sich eine Automatisierung rechnet — auch dann, wenn die Antwort lautet: lohnt sich nicht.