Mandantenanfragen automatisieren, ohne Berufsrecht zu riskieren
Ein System, das Mandantenanrufe annimmt, Unterlagen nachfordert, Standstände mitteilt und Termine aufnimmt — strikt getrennt von allem, was steuerliche Beratung wäre. Diese Grenze ist im System verankert, nicht in einer Anweisung.
- Keine steuerliche Aussage — technisch gesperrt
- Entlastet das Sekretariat, nicht den Berufsträger
- Auftragsverarbeitung und Verschwiegenheit dokumentiert
Der Personalmangel trifft die Steuerberatung härter als jede andere Branche
Über 10.000 unbesetzte Stellen
Die Steuerberatung ist 2,6-mal stärker vom Fachkräftemangel betroffen als der Durchschnitt der deutschen Wirtschaft. Für kleine und mittlere Kanzleien wird bis 2028 ein Schließungsrisiko beschrieben — nicht wegen fehlender Mandate, sondern wegen fehlender Hände.
Berufsträgerzeit geht für Rückfragen drauf
„Ist meine Erklärung raus?“, „Welche Unterlagen fehlen noch?“, „Wann kommt der Bescheid?“ — Fragen, die keine Beratung sind, aber trotzdem qualifizierte Zeit binden.
Unterlagen kommen unvollständig
Das Nachfordern fehlender Belege ist reine Wiederholungsarbeit: dieselbe Liste, andere Mandanten, jeden Monat aufs Neue.
Die Kommunikation übernehmen, die Beratung nicht anfassen
Der Assistent nimmt Anrufe und Nachrichten an, identifiziert den Mandanten, gibt Bearbeitungsstände aus dem Kanzleisystem wieder, fordert fehlende Unterlagen nach und nimmt Terminwünsche auf. Sobald eine Frage in Richtung steuerlicher Beurteilung geht, bricht er ab und übergibt — ohne Ausnahme und ohne Ermessen.
Standsauskunft
Bearbeitungsstand aus dem Kanzleisystem, wortgetreu wiedergegeben statt interpretiert.
Unterlagen nachfordern
Fehlende Belege werden benannt und nachverfolgt, bis sie da sind.
Terminaufnahme
Wunschtermine werden aufgenommen und vorgeschlagen — bestätigt wird von der Kanzlei.
Harte Abbruchgrenze
Jede Frage mit steuerlichem Gehalt beendet die Automatik und geht an den Berufsträger.
So läuft eine Mandantenanfrage — bis genau zur Beratungsgrenze
Der Assistent nimmt Rückfragen zum Bearbeitungsstand ab, fordert fehlende Unterlagen nach und nimmt Termine auf. Sobald eine Frage steuerlichen Gehalt bekommt, bricht er ab.
Anruf geht ein
Auch in der Hochphase vor den Fristen, parallel.
Identifikation
Mandantennummer plus zweites Merkmal — nie über eines allein.
Auskunft aus dem System
Nur Felder, die vorher als auskunftsfähig freigegeben wurden.
Abbruchgrenze
Jede Frage mit steuerlichem Gehalt beendet die Automatik.
Übergabe
Vorgang mit vollständigem Kontext beim Berufsträger.
Guten Tag, hier ist der Assistent der Kanzlei — ich bin eine KI. Wie kann ich helfen?
Ich wollte wissen, ob meine Erklärung schon raus ist.
Das schaue ich nach. Ihre Mandantennummer bitte.
M-2044.
Danke, und die Postleitzahl Ihrer Anschrift.
21335.
Die Erklärung ist am 4. August eingereicht worden. Es fehlt noch der Beleg zur Handwerkerrechnung — soll ich Ihnen die Anforderung noch einmal schicken?
Ja gern. Und meinen Sie, ich kann die Küche absetzen?
Das ist eine steuerliche Frage — die darf ich nicht beantworten. Ich lege sie Ihrem Berater vor, er meldet sich.
Notfall heißt: Ihr Telefon klingelt sofort. Alles andere kommt als Nachricht — per SMS, E-Mail oder in das System, mit dem Sie ohnehin arbeiten.
Die Grenze zur Beratung ist eine technische, keine formulierte
„Bitte gib keine steuerliche Auskunft“ in einer Anweisung an ein Sprachmodell ist keine Grenze — es ist eine Bitte. Wir setzen die Grenze deshalb im System: Der Assistent liest ausschließlich Felder aus, die vorher als auskunftsfähig freigegeben wurden. Alles andere existiert für ihn nicht. Zusätzlich prüft ein Filter die Ausgabe. Das ist derselbe Aufbau, mit dem wir im E-Commerce verhindern, dass ein Assistent Liefertermine zusagt — nur dass die Folgen hier berufsrechtlich sind.
Was ein Sprach-Agent rechtlich muss →Sprechen Sie einmal selbst mit einem Assistenten.
Überzeugender als jede Leistungsbeschreibung: derselbe Assistent, den wir für Sie einrichten würden — hier auf EVMM eingestellt.
Klicken, Mikrofon erlauben, sprechen. Auf Deutsch. Fragen Sie ruhig, wie ein Projekt abläuft oder was ein Assistent im Steuerkanzleien-Umfeld leisten kann.
- Er sagt im ersten Satz, dass er eine KI ist — gesetzlich vorgeschrieben
- Kein Audio-Mitschnitt; der Gesprächstext wird 30 Tage aufbewahrt
- Er nennt keine Preise, die wir nicht halten können
- Die Demo endet automatisch nach drei Minuten
Von der ersten Frage bis zum laufenden System — und was danach passiert.
Sechs Schritte, davon vier ohne nennenswerten Aufwand für Sie. Der einzige Termin, den Sie wirklich brauchen, ist der erste.
Erstgespräch
Wir klären, ob sich eine Automatisierung bei Ihnen überhaupt rechnet.
Sie: 20 Min. TelefonAufnahme
Ein geführtes Gespräch klärt die häufigsten Anliegen, Eskalationen, Sperren und Zeiten. Das Protokoll bekommen Sie als Formular zur Korrektur.
Sie: 30 Min. Gespräch + Formular prüfenAufbau
Wir bauen den Assistenten, binden Ihre Systeme an, setzen die Sperren technisch und begrenzen die Kosten nach oben.
Sie: nichtsTest und Abnahme
Zehn Testgespräche gegen echte Daten, dazu bewusst provozierte Fehlerfälle. Danach rufen Sie selbst an.
Sie: einmal anrufen und freigebenLivegang
Erst nur außerhalb der Geschäftszeiten oder nach dreimal Klingeln. Vollständig frühestens nach zwei Wochen Betrieb.
Sie: 30 Min. Einweisung fürs TeamBetrieb und Wartung
Wir hören in die Gespräche hinein, schärfen die Aufnahme nach und passen an, wenn sich bei Ihnen etwas ändert.
Sie: der Monatsbericht, 5 Min. LesezeitJede Änderung ist nachvollziehbar — nicht „wir schauen mal drauf"
Ihr Assistent liegt in einem eigenen, privaten Projektarchiv. Jede Änderung daran ist datiert, begründet und rücknehmbar. Sie bekommen keine Rechnung für Stunden, sondern einen Bericht darüber, was im Monat tatsächlich passiert ist.
Warum EVMM
Wir kennen die Grenze
Wir bauen Systeme, die bewusst nicht entscheiden. Das ist unser Normalfall, nicht eine Sonderanforderung.
Verschwiegenheit vertraglich geregelt
Auftragsverarbeitung, Zugriffsbeschränkung und Aufbewahrung werden vor dem Start schriftlich festgelegt.
Kein Systemwechsel
Wir binden Ihr bestehendes Kanzleisystem an, statt Ihnen ein neues zu verkaufen.
Ein Ansprechpartner
Sie sprechen mit der Person, die das System baut und betreibt.
Rechnen Sie nach, bevor Sie mit uns sprechen.
Fragen, die vor jeder Zusammenarbeit kommen.
Gibt der Assistent steuerliche Auskünfte?
Nein, und das ist nicht als Formulierung geregelt, sondern technisch: Er kann ausschließlich Felder auslesen, die vorher als auskunftsfähig freigegeben wurden. Sobald eine Frage in Richtung Beurteilung geht, bricht das Gespräch ab und wird übergeben.
Wie wird die Verschwiegenheitspflicht abgebildet?
Über einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dokumentierten Zugriffsrechten, Aufbewahrungsfristen und Löschkonzept. Beim Sprach-Assistenten wird kein Audio gespeichert. Welche Daten welches System sieht, steht vor dem Start schriftlich fest — das ist Teil der Analyse, nicht ein Anhang danach.
Woran erkennt der Assistent den Mandanten?
Über zwei Merkmale, nie über eines. Eine Mandantennummer allein reicht nicht: Sie ist meist fortlaufend, und ein am Telefon falsch verstandener Wert trifft dann eine andere, echte Akte. Der zweite Faktor korrigiert das.
Lohnt sich das bei einer kleinen Kanzlei?
Das hängt am Aufkommen, nicht an der Kanzleigröße. Wenn ein einzelner wiederkehrender Vorgang — typischerweise das Nachfordern von Unterlagen oder die Standsauskunft — mehr als ein Drittel des Telefonaufkommens ausmacht, rechnet es sich meist schon bei wenigen Berufsträgern.
Was passiert in der Hochphase vor den Fristen?
Genau dann trägt das System am meisten: Der Assistent nimmt parallel an, während im Sekretariat niemand frei ist. Die Kapazität ist nicht durch Personen begrenzt, sondern nur durch die vereinbarte Zahl gleichzeitiger Gespräche.
Welche Rückfrage bindet bei Ihnen die meiste Zeit?
Beschreiben Sie in zwei Sätzen, was in Ihrer Kanzlei täglich mehrfach hereinkommt. Sie bekommen eine belastbare Einschätzung — einschließlich der ehrlichen Antwort, wenn sich eine Automatisierung bei Ihnen nicht rechnet.